VACATURE Management Assistent Flentrop Orgelbouw

Organisatie: Flentrop Orgelbouw
Functie: Management Assistent
Sluitingsdatum: –

Flentrop Orgelbouw restaureert en onderhoudt bestaande orgels. Daarnaast ontwerpt en bouwt ons bedrijf nieuwe orgels. Wij zijn een gerenommeerd bedrijf van 120 jaar oud, marktleider in Nederland en leveren onze orgels over de hele wereld. Er wordt gewerkt vanuit twee locaties, kantoor en pijpmakerij in Zaandam en de houtwerkplaats op Koog aan de Zaan. Binnen het bedrijf werken momenteel 30 mensen, waarvan velen al decennia bij Flentrop betrokken zijn. Er wordt in ons bedrijf ambachtelijk gewerkt.

Wij zijn op zoek naar een

Management Assistent

Doel van de functie

De Management Assistent ondersteunt de directie en organisatie door het efficiënt coördineren van administratieve, organisatorische en communicatieve processen. De functie draagt zorg voor een professionele bedrijfsvoering, ondersteunt besluitvormingsprocessen en fungeert als verbindende schakel tussen directie, medewerkers, klanten en externe relaties. In het eerste jaar werk je nauw samen met de huidige directiesecretaresse, die na het jaar met pensioen gaat.

Hieronder wordt de functie in hoofdlijnen beschreven. Door het MKB bedrijfskarakter wordt een hands-on mentaliteit verwacht.

Organisatorische context / plaats in de organisatie

De functie valt onder de bedrijfsleider en werkt nauw samen met de leidinggevenden van Flentrop, van de werkplaats, buitendienst, administratie en directie.
Positioneert zich midden in de informatiestroom en is verantwoordelijk voor een efficiënte doorgeleiding van afspraken, besluiten en acties.
Onderhoudt voor afspraken en planning externe contacten met klanten, leveranciers, e.a. betrokkenen.
De functie heeft geen formele leidinggevende verantwoordelijkheid, maar stuurt operationeel aan door regievoering en coördinatie.

Resultaatgebieden

a. Directieondersteuning

Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen (RvC, AvA, MT en PVT).
Coördineren van agenda’s, afspraken en bijeenkomsten.
Voorbereiden en opvolgen van actiepunten en besluiten.
Verzorging van communicatie en documentatie voor directie en commissarissen.

b. Planning en logistieke coördinatie

Beheren en inplannen van buitendienstmedewerkers in samenspraak met de bedrijfsleider en hoofd buitendienst
Coördineren van onderhouds- en stemactiviteiten, inclusief reisvoorbereiding, logistiek en reserveringen.
Regelen van vervoer, accommodatie en visa/ESTA voor binnen- en buitenland.
Coördineren van ontvangsten en bezoeken op locatie.

c. Communicatie en informatiestroom

Eerste aanspreekpunt voor telefonie en e-mailverkeer; prioriteren en filteren.
Verzamelen, structureren en verspreiden van relevante informatie intern en extern.
Signaleren van deadlines, toezeggingen en knelpunten en zorgen voor opvolging.
Vertalen, redigeren en archiveren van brieven, offertes en projectdocumenten.

d. Inkoop en facilitaire ondersteuning

Voorzien in kantoorbenodigdheden, klein materiaal en facilitaire middelen.
Regisseren van facilitaire processen (ontvangst bezoekers, representatie, catering).
Coördineren van klein inkoopbeleid in overleg met de bedrijfsleider.

e. Verkoop- en offerteondersteuning

Ondersteunen bij verkoopaanvragen, offertetrajecten en klantcontact.
Voorbereiden, redigeren en verzenden van offertes en bijbehorende documentatie.
Coördineren van afstemming tussen directie, werkplaats en klant.
Bewaken van offertes, opvolging en documentbeheer.

f. Organisatieontwikkeling & structuur

Meedenken over verbetering van processen en informatiestromen.
Optimaliseren van digitale archieven en shared drives.
Ondersteunen van professionalisering en standaardisatie van werkprocessen.

Kennis en vaardigheden

HBO werk- en denkniveau.
Ervaring in een vergelijkbare managementondersteunende rol.
Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Goede beheersing van MS Office (met nadruk op Outlook, Excel, Power Point en Word).
Goede beheersing van Nederlands en Engels; kennis van Duits/Frans is een pré.
Affiniteit met een ambachtelijke/culturele organisatie is een pré.

Probleemoplossend vermogen en invloed

Lost praktische en organisatorische vraagstukken zelfstandig op.
Signaleert knelpunten in planningen en processen en bespreekt ze tijdig.
Stuurt op naleving van afspraken en deadlines met flair zonder formele autoriteit.
Beïnvloedt de effectiviteit van de organisatie via heldere communicatie en regie.

Verantwoordelijkheid / zelfstandigheid

Werkt binnen duidelijke kaders en beleidslijnen, en heeft een zelfstandigheid in planning en prioritering.
Coördineert operationele taken die direct invloed hebben op de continuïteit van het werk van directie en buitendienst.
Beheert vertrouwelijke informatie met zorgvuldigheid en discretie.
Is mede bepalend voor de kwaliteit van de interne organisatie en externe presentatie.

Houding & gedrag / competenties

Proactief en betrouwbaar – ziet werk liggen en handelt zelfstandig.
Organisatietalent – brengt rust en overzicht in complexe agenda’s en informatiestromen.
Communicatief sterk – helder, professioneel en verbindend.
Resultaatgericht – denkt mee en handelt gericht op continuïteit en kwaliteit.
Integer en zorgvuldig – gevoel voor vertrouwelijkheid en representatie.
Flexibel – schakelt snel tussen directie, werkvloer en externe relaties.

Waardering en dienstverband

Functie is gewaardeerd conform vergelijkbare functie in het Midden & Klein Bedrijf (MKB) en valt onder secundaire arbeidsvoorwaarden van CAO Orgelbouw. Salarisvoorstel o.b.v. kennis en ervaring.
Contractvorm: 1 jaarcontract met de intentie voor een vast dienstverband.
Uren: 36 – 40 uur per week, duo baan is mogelijk bij voorkeur bestaand duo.

Dit maakt jouw werkdag leuk

Je houdt van afwisselend werk in een dynamische hands-on omgeving, je hebt affiniteit met muziek, orgels of vakmanschap.
Je bent graag creatief op zoek naar de beste oplossing voor je collega en de klant. En je houdt van ‘de spin in het web’ dynamiek in voorgaande functies.
Uiteraard krijg je binnen het bedrijf goede inwerkbegeleiding en ondersteuning van de directiesecretaresse en de bedrijfsleider.

Solliciteren

Motivatiebrief en cv kunnen worden gestuurd aan Flentrop Orgelbouw, t.a.v. de directie, cynthia@flentrop.nl. Informatie kan ingewonnen worden bij Wim van Belzen: 075-6168651. Kijk eens op onze website www.flentrop.nl voor onze (lopende) projecten.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.